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für das Pfarrsekretariat

Pfarrer Stefan Krönung
Tel.: 0700-0100-6565
credobox[@]web.de
Briefe mit Stil
Die Kirche ist für den Menschen da. Ihre Mitarbeiter für die Menschen und die Sache Gottes. Gemeinden sind Orte der Begegnung.
In einem Pfarrbüro müssen deswegen engagierte Menschen anzutreffen sein, Kontaktpersonen, die zuhören können, die Menschen mit ihren Anliegen annehmen, die kompetent sachdienliche Auskünfte erteilen und Ihnen ein Gespräch mit den Seelsorgern vermitteln können.
So bleibt es in der Alltagswelt nicht aus, dass man mit Pfarrbüros und ihren Mitarbeitern schöne, hilfreiche Begegnungen erleben kann, vernünftige Auskünfte erhält... und eben auch nicht.


Den Briefstil als Visitenkarte der Pfarrei bewirbt Rudolf Schmidt in seinem Beitrag zu neuen DIN 5008 in der empfehlenswerten Zeitschrift "Gemeinde Creativ - Zeitschrift für engagierte Katholiken" im Archiv von www.gemeinde-creativ.de.
Unsere Empfehlungen haben wir an seinen ausgerichtet:

Anschriften und Absender

- Das Wort "Firma" weglassen, wenn aus dem Firmennamen klar hervorgeht, dass es sich nicht um eine Person handelt.
- Die Reihenfolge Name/Firma (Pfarrer Paul H., Pfarrei Sankt Sonstwie) bedeutet, dass es sich dabei um einen persönlichen Brief handelt. Er bleibt unter Umständen ungeöffnet, wenn Pfarrer, Gemeindereferentin oder andere Mitarbeiter im Urlaub sind.
- Die Reihenfolge Firma/Name (Kirchengemeinde St. Xaver, Herrn Hans Huber) bedeutet: Der Brief kann auch von der Poststelle, der Pfarrsekretärin oder Kollegen geöffnet werden. So bleiben keine wichtigen Inhalte liegen.
- Die Abkürzung "z. H." beziehungsweise "z. Hd." ist veraltet und wird nicht mehr verwendet.
- Bitte Vornamen ausschreiben, wenn sie bekannt sind.
- In der Anschrift immer Titel wie "Prof." oder "Dr." verwenden. Akademische Titel werden aber nur denen zugeordnet, die sie nicht erst "durch Heirat" erlangt haben.
- Im Anschriftfeld kann auf den Namen ab dem Grad des Abteilungsleiters eine Funktionsbezeichnung folgen: Gerd Müller, Leiter des Kreisbildungswerkes oder Klara Meier, Vorsitzende des Frauengemeinschaft KFD.
- "An den" fällt weg: Statt "An den Pfarrgemeinderatsvorsitzenden Manfred Müller" schreibt man in der Anrede: "Pfarrgemeinderatsvorsitzenden …".
- In der Anschrift und Anrede sollen Ehepaare einzeln angesprochen werden: Formulierungen wie "Ehepaar Müller" oder "Herrn Martin Mayer mit Frau" gelten als überholt und nicht mehr zeitgemäß. Die Frau soll als eigenständige Person vorkommen, zum Beispiel "Herrn Peter Müller und Frau Doris Müller".
- Der Platz im Sichtfenster und auf Adressetiketten ist begrenzt (maximal 6 Zeilen). Deswegen verzichten Sie bitte bei Bedarf auf nicht notwendige Angaben wie Etage, Gebäudekomplex oder Funktionsbezeichnungen.
- Die Postleitzahl und der Ort werden nicht mehr durch eine Leerzeile von der restlichen Anschrift abgesetzt.
- Ein Tipp zur Steigerung der Geschwindigkeit bei der Zustellung: Standardbriefe am besten immer an die Postfachadresse schicken, Pakete und Päckchen immer an die Hausadresse.
- Bei Auslandssendungen: Die Post rät dabei neuerdings von Länderkürzeln vor der Postleitzahl (D-, CH-, I- ...) ab. Das Bestimmungsland und die Ortsangabe sind nun in Großbuchstaben zu schreiben (zum Beispiel: SCHWEIZ; ITALIEN). Die Leerzeile zwischen Ort und Straße entfällt.
- Orts-, Straßennamen und Hausnummern bitte immer in der im Empfängerland üblichen Form schreiben.
- Die Absenderangabe ist entweder auf dem Umschlag vorgedruckt oder wird im Adressfeld in einer Zeile, in 8-Punkt-Schrift und unterstrichen über die Anschrift gesetzt.
- Bei brieflichen Grußformeln ist heute fast alles erlaubt, was von Herzen kommt. Die Anrede kann zum Beispiel lauten: "Grüß Gott, Herr Meier!", "Guten Tag, Herr Schulze!".

Beim Briefabschluss gibt es neben dem altbekannten Satz "Mit freundlichen Grüßen" weitere Möglichkeiten: Nur "Freundliche Grüße" etwa. "Für heute einen herzlichen Gruß" ist ebenfalls eine Möglichkeit, oder "Freundliche Grüße aus Oberhessen". Es kommt dabei auf die Art der Verbundenheit unter den Briefpartnern an.

Art und Größe der Schrift

- Zwischen zwei Absätzen eine halbe Zeile Abstand lassen oder eine zusätzliche Leerzeile eingeben.
- Zwischen dem Betreff des Briefes und der Anrede sollten zwei Leerzeilen Abstand gelassen werden.
- Bei kurzen Briefen empfiehlt es sich, mit eineinhalbzeiligem Abstand zu schreiben, damit sich der wenige Text nicht nur auf die obere Hälfte beschränkt.
- Die Platzierung der Anschrift auf dem DIN A4-Blatt sollte genau beachtet werden, damit sie ins Sichtfenster passt.
- Im Brieftext sollten wichtige Zahlen und Fakten eingerückt oder anderweitig hervorgehoben werden.
- Es empfiehlt sich, spätestens nach fünf Zeilen einen Absatz zu machen.
- Telefon- und Faxnummern werden seit einiger Zeit in Blöcken gesetzt, mit einem Leerzeichen zwischen Vorwahl und Rufnummer, zum Beispiel 09876 54321. (Die früher übliche Schreibweise (09876) 54321 wird heute in der Regel ebenso wenig verwendet wie das Aufteilen von Rufnummern wie 0 98 76 - 5 43 21. Auch wenn diese beiden Schreibarten vermutlich lesefreundlicher waren…)

Formelhaftes

- Das Wort "Betreff" in der Betreffzeile wird heute weggelassen. Stattdessen schreibt man gleich in Fettdruck, worum es sich handelt. Zum Beispiel: Einladung zur Podiumsdiskussion am 1. 4. 2007. Die Betreffzeile sollte inhaltlich aussagekräftig sein.
- Die Standardanrede lautet "Sehr geehrte/r Herr/
- Frau und Name oder "Sehr geehrte Damen und Herren" (anonym). Die Standardabschlussformel lautet: "Mit freundlichen Grüßen". Ansonsten siehe den letzten Punkt im ersten Abschnitt: erlaubt ist, was von Herzen kommt.
- Nach der Briefanrede wird ein Komma gemacht, nach der Anrede wird klein weiter geschrieben.
- Den Begriff "Fräulein" heute bitte nicht mehr verwenden, auch nicht für sehr junge, unverheiratete Frauen, es sei denn die Betreffende tut dies selber oder wünscht diese Anrede ausdrücklich
- Zu eventuellen Anlagen: Entweder man listet sie nach der Unterschrift einzeln auf, oder - falls es viele sind - man gibt ihre Zahl an und nummeriert die Anlagen dann durch.
- Altmodisch oder bürokratisch wirken ein "Betr.:" vor der Betreffzeile, ein Ausrufezeichen nach der Anrede, Grußformeln wie "Hochachtungsvoll" und Schlussformeln wie "In Erwartung einer baldigen Antwort verbleiben wir".
- Unter die handschriftliche Unterschrift den gesamten eigenen Namen mit Vornamen setzen. Das ist wichtig, damit der Adressat weiß, ob er mit "Sehr geehrte Frau X" oder "Sehr geehrter Herr Y" antworten soll
- P. S: In einem Postskriptum können wichtige Angelegenheiten nach dem eigentlichen Brief noch einmal hervorgehoben werden.

Tipps zu Gestaltung und Stil

- Alle Satzzeichen nutzen, inklusive Doppelpunkt und Gedankenstrich. Dann müssen Sie sich nicht immer nur auf Punkte und Kommata beschränken.
- Kurze Sätze schreiben. Im Durchschnitt sollten sie nur 10-15 Wörter haben.
- Verwenden Sie besser den "Sie-Stil" als einen Wir-Stil.
- Lebendiger wirkt der Verbalstil statt des Nominalstils: Also statt "In der Pfarrgemeinderatssitzung erfolgte die Beschlussfassung zur Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen zwecks Erörterung von Möglichkeiten der örtlichen Arbeitsmarktpolitik" besser schreiben: "Der Pfarrgemeinderat sucht den Kontakt zu Ihrer Firma, damit wir gemeinsam überlegen können, wie mehr Arbeitslose eine Stelle finden können."
- Höflich schreiben, aber Floskeln vermeiden.
- Positiv und persönlich formulieren.
- Keine unnötigen Wiederholungen verwenden, Phrasen und umständliche Formulierungen vermeiden.
- Sparsam mit Konjunktiv, Nebensätzen, Passivformen und Modalverben umgehen.
- Die wichtigsten Informationen an den Satzanfang stellen.
- Übertreibungen und Superlative vermeiden, zum Beispiel "Der Pfarrgemeinderat von XY-Stadt leistet in dieser Frage die beste Arbeit." Superlative wirken eher unglaubwürdig.

Faxe ohne Faxen

- Ein Fax ist weniger vertraulich und deshalb unsicherer als ein Brief.
- Bedenken Sie die Alternativen zum Fax: Eine E-Mail, Kurzmitteilung, Karte, oder ein Telefonat.
- Beachten Sie Besonderheiten der Faxgestaltung: Die Fax-Nummer gehört ins Adressfeld, die Zahl der nachfolgend gesendeten Seiten soll auf dem Deckblatt mitgeteilt werden und zwar nach Brieftext und Unterschrift.
- Das Fax-Deckblatt sollte auch den Briefkopf des Absenders aufweisen, also zum Beispiel der Pfarrei XY-Dorf."


Kommunikation per E-Mail

Die Regeln für E-Mail im dienstlichen oder geschäftlichen Bereich sind zwar im Fluss. Dennoch empfiehlt es sich, E-Mails wie dienstliche Post zu behandeln. Ein formal korrektes E-Mail an Institutionen muss wie ein normaler Brief wichtige Absenderangaben enthalten. Bei Geschäftsbriefen kommen dazu auch Angaben zur Gesellschaftsform (GmbH, KG ...) und in Abhängigkeit davon auch die Namen der Geschäftsführer, die Handelsregister-Nummer und der Sitz der Firma.

Um sich die Arbeit mit den Absenderangaben zu vereinfachen, können Sie diese in der Signatur beziehungsweise automatischen Unterschrift festlegen. Ihre Angaben erscheinen dann automatisch am Ende jeder E-Mail.

Empfänger-Adressen sollten wann immer möglich personalisiert werden: Beispiel: Doris Krüger <dorisk@irgendwo.de>.
- Das Absenderfeld sollte wegen seiner Signalfunktion sorgfältig mit Vor- und Nachnamen oder Abteilungsangaben ausgefüllt werden.
- Geben Sie in der Betreffzeile den Kern Ihrer Information an.
- Nutzen Sie für jedes Thema eine eigene E-Mail-Nachricht und eine entsprechende Betreff-Angabe. Nicht mehrere Themen in eine E-Mail packen.
- Tendenziell sind E-Mails kürzer und informeller als normale Geschäftskorrespondenz.
- Formale dienstliche E-Mail-Korrespondenz mit Dokumentarcharakter muss sprachlich und orthographisch korrekt sein.
- In wichtigen Fällen (zum Beispiel eilige Terminfragen, Auftragsänderungen) immer eine kurze persönliche Empfangsbestätigung per Mail erbitten
- Mit unformatierten Mails und der Schriftarten wie "Courier" oder "Times Roman" sind Sie in der Geschäftskorrespondenz immer auf der sicheren Seite. Diese Schriftarten vermitteln Sachlichkeit und Seriosität.
- Sorgen Sie für optimale Lesbarkeit bei möglichst vielen Adressaten.
- Beginnen Sie alle 60-70 Zeichen eine neue Zeile.
- Ihre E-Mail-Adresse sollte eine Verbindung zu Ihrer Einrichtung aufweisen, zum Beispiel "rschmidt@bistum-eichstaett.de" oder "pfarrer@-stjosef-dorfstadt". Solche Angaben vermitteln Seriosität und Professionalität. E-Mail-Adressen wie "peppi@gmx.de" oder "schnucki@freenet.de" bieten das nicht.
- Beobachten Sie aufmerksam, was ausgewiesene Vorbilder oder professionelle E-Mail-Schreiber machen und passen Sie deren Tipps an Ihre Person, Ihren Kontext und Ihre technischen Entwicklungen an.

Hinweise und Tipps zur elektronischen Post (Bistum Limburg) - PDF (2003): "Zusammenfassend kann man sagen: Fassen Sie sich kurz: kurze Zeilen, kurze Absätze, kurze Nachricht."

"Für die Praxis" bringt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) Tipps für einen gesunden Umgang mit der täglichen Informationsflut unter der Überschrift: "Wenn das Postfach überläuft" (Kostenlos!)

 

 

 

Von Tag zu Tag

Unser Tipps...
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Testen: Briefmarke mit Bild der Pfarrkirche
Die Deutsche Post macht es möglich: Auf gewöhnliche Brief- und Kuvertvorlagen können jetzt individuelle Motive eingebaut werden: PLUSBRIEF INDIVIDUELL bietet die Möglichkeit, einen definierten Bereich auf der Umschlagsvorderseite, sowie die Briefmarke völlig frei mit Ihren eigenen Fotos zu gestalten. Im Online-Shop unter www.plusbrief-individuell.de  können die persönlichen Wunschmotive schnell und unkompliziert hochgeladen, bearbeitet und auf den Kuverts platziert werden. Anschließend werden die gestalteten Umschläge kostenfrei und versandbereit nach Hause geliefert. Das ist einfach und flexibel und ermöglicht dem Pfarrbüro die Briefe mit Gemeindemotiven zu verschicken.
Erhältlich in verschiedenen Umschlagsformaten und Portowerten ist der PLUSBRIEF INDIVIDUELL schnell und einfach online zu bestellen. Eine extrem flexible und schnell versandfertige Lösung für den ganz individuellen Briefversand.
Wer bis zum 30. April 2008 das neue Angebot wahrnimmt und sich seinen persönlichen PLUSBRIEF INDIVIDUELL online bestellt, erhält 2 Euro Rabatt auf den Warenkorb. Mehr Informationen zum PLUSBRIEF INDIVIDUELL finden Sie unter www.plusbrief-individuell.de 

Post in grün und gelb
Die Alternativen zur Deutschen Post mehren sich. Welcher Anbieter ist am günstigsten? Wer für Pakete und Päckchen auf der Suche ist, der kann über die Internetadresse www.posttip.de  sich orientieren. Neben der Deutschen Post AG (gelb) ist auch die PIN Group AG (grün) in zahlreichen Städten mit Briefkästen und Shops vertreten. Auch die Zusammenarbeit mit Sparkassenfilialen vor Ort taucht vermehrt auf: In Banken können Kunden Briefmarken (Standardbrief 0,52 EUR) kaufen, Briefe abgeben und Nachsendeanträge stellen.

Sa . 09. Juni 2007
Helft den ersten Artikel in WIKIPEDIA.DE zum Berufsbild der Pfarrsekretär/in weiterzuschreiben. Kurz und knapp tragen wir das Wissenswerte  zusammen.
Ein praktischer Link zur ersten Orientierung im  Projekt "Lexikonartikel"  stellt das Tool MindMap grafisch dar, das wir damit auch vorgestellt haben ;-)

Fr . 08. Juni 2007
Die ersten Seiten für "Pfarrbüro katholisch" gehen ins Netz. Das Forum für Diskussion - Mitarbeitergespräch - und Materialtausch ist ebenfalls online.
Hier werden zukünftig Technik- und Softwarefragen besprochen, sollen sich Tipps und Tricks für den Pfarrbriefalltag und die Büroarbeit sammeln, ergänzen sich Knigge und Seelsorgspraxis von Praktikern für Praktiker. Den Fortgang dokumentieren wir über die "Sitemap" Viel Erfolg wünsche ich dem Projekt! Ein "hauseigenes Forum" dienst der Kommunikation:
Zum Forum...

Was ist BoniNet?

Seit einigen Jahren machen wir gute Erfahrung mit der Anwendung BoniNet auf der Basis von Lotus Notes. Dahinter verbirgt sich ein dokumenten-orientiertes, verteiltes Datenbank-system mit sehr enger E-Mail-Anbindung, das Kalenderfunktion, Aufgabenverwaltung, Newsletter, Gemeindehandbücher und viele andere nützliche Dinge kann.
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