Pfarrbüro
katholisch
Das Internetportal
für das Pfarrsekretariat
Pfarrer Stefan Krönung
Tel.: 0700-0100-6565
credobox[@]web.de
In einem Pfarrbüro müssen deswegen engagierte Menschen anzutreffen sein, Kontaktpersonen, die zuhören können, die Menschen mit ihren Anliegen annehmen, die kompetent sachdienliche Auskünfte erteilen und Ihnen ein Gespräch mit den Seelsorgern vermitteln können.
So bleibt es in der Alltagswelt nicht aus, dass man mit Pfarrbüros und ihren Mitarbeitern schöne, hilfreiche Begegnungen erleben kann, vernünftige Auskünfte erhält... und eben auch nicht.
Den Briefstil als Visitenkarte der Pfarrei bewirbt Rudolf Schmidt in seinem Beitrag zu neuen DIN 5008 in der empfehlenswerten Zeitschrift "Gemeinde Creativ - Zeitschrift für engagierte Katholiken" im Archiv von www.gemeinde-creativ.de.
Unsere Empfehlungen haben wir an seinen ausgerichtet:
Anschriften und Absender
- Das Wort "Firma" weglassen, wenn aus dem Firmennamen
klar hervorgeht, dass es sich nicht um eine Person handelt.
- Die Reihenfolge Name/Firma (Pfarrer Paul H., Pfarrei Sankt
Sonstwie) bedeutet, dass es sich dabei um einen
persönlichen Brief handelt. Er bleibt unter Umständen
ungeöffnet, wenn Pfarrer, Gemeindereferentin oder andere
Mitarbeiter im Urlaub sind.
- Die Reihenfolge Firma/Name (Kirchengemeinde St. Xaver, Herrn Hans
Huber) bedeutet: Der Brief kann auch von der Poststelle, der
Pfarrsekretärin oder Kollegen geöffnet werden. So bleiben keine
wichtigen Inhalte liegen.
- Die Abkürzung "z. H." beziehungsweise "z. Hd." ist
veraltet und wird nicht mehr verwendet.
- Bitte Vornamen ausschreiben, wenn sie bekannt sind.
- In der Anschrift immer Titel wie "Prof." oder "Dr."
verwenden. Akademische Titel werden aber nur denen
zugeordnet, die sie nicht erst "durch Heirat" erlangt haben.
- Im Anschriftfeld kann auf den Namen ab dem Grad des
Abteilungsleiters eine Funktionsbezeichnung folgen: Gerd
Müller, Leiter des Kreisbildungswerkes oder Klara Meier,
Vorsitzende des Frauengemeinschaft KFD.
- "An den" fällt weg: Statt "An den
Pfarrgemeinderatsvorsitzenden Manfred Müller" schreibt man
in der Anrede: "Pfarrgemeinderatsvorsitzenden …".
- In der Anschrift und Anrede sollen Ehepaare einzeln
angesprochen werden: Formulierungen wie "Ehepaar Müller"
oder "Herrn Martin Mayer mit Frau" gelten als überholt und
nicht mehr zeitgemäß. Die Frau soll als eigenständige Person
vorkommen, zum Beispiel "Herrn Peter Müller und Frau Doris
Müller".
- Der Platz im Sichtfenster und auf Adressetiketten ist
begrenzt (maximal 6 Zeilen). Deswegen verzichten Sie bitte
bei Bedarf auf nicht notwendige Angaben wie Etage,
Gebäudekomplex oder Funktionsbezeichnungen.
- Die Postleitzahl und der Ort werden nicht mehr durch eine
Leerzeile von der restlichen Anschrift abgesetzt.
- Ein Tipp zur Steigerung der Geschwindigkeit bei der
Zustellung: Standardbriefe am besten immer an die
Postfachadresse schicken, Pakete und Päckchen immer an die
Hausadresse.
- Bei Auslandssendungen: Die Post rät dabei neuerdings von
Länderkürzeln vor der Postleitzahl (D-, CH-, I- ...) ab. Das
Bestimmungsland und die Ortsangabe sind nun in
Großbuchstaben zu schreiben (zum Beispiel: SCHWEIZ;
ITALIEN). Die Leerzeile zwischen Ort und Straße entfällt.
- Orts-, Straßennamen und Hausnummern bitte immer in der im
Empfängerland üblichen Form schreiben.
- Die Absenderangabe ist entweder auf dem Umschlag
vorgedruckt oder wird im Adressfeld in einer Zeile, in
8-Punkt-Schrift und unterstrichen über die Anschrift
gesetzt.
- Bei brieflichen Grußformeln ist heute fast alles erlaubt,
was von Herzen kommt. Die Anrede kann zum Beispiel lauten:
"Grüß Gott, Herr Meier!", "Guten Tag, Herr Schulze!".
Beim Briefabschluss gibt es neben dem altbekannten Satz
"Mit freundlichen Grüßen" weitere Möglichkeiten: Nur
"Freundliche Grüße" etwa. "Für heute einen herzlichen Gruß"
ist ebenfalls eine Möglichkeit, oder "Freundliche Grüße aus
Oberhessen". Es kommt dabei auf die Art der
Verbundenheit unter den Briefpartnern an.
Art und Größe der Schrift
- Zwischen zwei Absätzen eine halbe Zeile Abstand lassen
oder eine zusätzliche Leerzeile eingeben.
- Zwischen dem Betreff des Briefes und der Anrede sollten
zwei Leerzeilen Abstand gelassen werden.
- Bei kurzen Briefen empfiehlt es sich, mit
eineinhalbzeiligem Abstand zu schreiben, damit sich der
wenige Text nicht nur auf die obere Hälfte beschränkt.
- Die Platzierung der Anschrift auf dem DIN A4-Blatt sollte
genau beachtet werden, damit sie ins Sichtfenster passt.
- Im Brieftext sollten wichtige Zahlen und Fakten eingerückt
oder anderweitig hervorgehoben werden.
- Es empfiehlt sich, spätestens nach fünf Zeilen einen
Absatz zu machen.
- Telefon- und Faxnummern werden seit einiger Zeit in
Blöcken gesetzt, mit einem Leerzeichen zwischen Vorwahl und
Rufnummer, zum Beispiel 09876 54321. (Die früher übliche
Schreibweise (09876) 54321 wird heute in der Regel ebenso
wenig verwendet wie das Aufteilen von Rufnummern wie 0 98 76
- 5 43 21. Auch wenn diese beiden Schreibarten vermutlich
lesefreundlicher waren…)
Formelhaftes
- Das Wort "Betreff" in der Betreffzeile wird heute
weggelassen. Stattdessen schreibt man gleich in Fettdruck,
worum es sich handelt. Zum Beispiel: Einladung zur
Podiumsdiskussion am 1. 4. 2007. Die Betreffzeile sollte
inhaltlich aussagekräftig sein.
- Die Standardanrede lautet "Sehr geehrte/r Herr/
- Frau und Name oder "Sehr geehrte Damen und Herren"
(anonym). Die Standardabschlussformel lautet: "Mit
freundlichen Grüßen". Ansonsten siehe den letzten Punkt im
ersten Abschnitt: erlaubt ist, was von Herzen kommt.
- Nach der Briefanrede wird ein Komma gemacht, nach der
Anrede wird klein weiter geschrieben.
- Den Begriff "Fräulein" heute bitte nicht mehr verwenden,
auch nicht für sehr junge, unverheiratete Frauen, es sei
denn die Betreffende tut dies selber oder wünscht diese
Anrede ausdrücklich
- Zu eventuellen Anlagen: Entweder man listet sie nach der
Unterschrift einzeln auf, oder - falls es viele sind - man
gibt ihre Zahl an und nummeriert die Anlagen dann durch.
- Altmodisch oder bürokratisch wirken ein "Betr.:" vor der
Betreffzeile, ein Ausrufezeichen nach der Anrede,
Grußformeln wie "Hochachtungsvoll" und Schlussformeln wie
"In Erwartung einer baldigen Antwort verbleiben wir".
- Unter die handschriftliche Unterschrift den gesamten
eigenen Namen mit Vornamen setzen. Das ist wichtig, damit
der Adressat weiß, ob er mit "Sehr geehrte Frau X" oder
"Sehr geehrter Herr Y" antworten soll
- P. S: In einem Postskriptum können wichtige
Angelegenheiten nach dem eigentlichen Brief noch einmal
hervorgehoben werden.
Tipps zu Gestaltung und Stil
- Alle Satzzeichen nutzen, inklusive Doppelpunkt und
Gedankenstrich. Dann müssen Sie sich nicht immer nur auf
Punkte und Kommata beschränken.
- Kurze Sätze schreiben. Im Durchschnitt sollten sie nur
10-15 Wörter haben.
- Verwenden Sie besser den "Sie-Stil" als einen Wir-Stil.
- Lebendiger wirkt der Verbalstil statt des Nominalstils:
Also statt "In der Pfarrgemeinderatssitzung erfolgte die
Beschlussfassung zur Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen
zwecks Erörterung von Möglichkeiten der örtlichen
Arbeitsmarktpolitik" besser schreiben: "Der Pfarrgemeinderat
sucht den Kontakt zu Ihrer Firma, damit wir gemeinsam
überlegen können, wie mehr Arbeitslose eine Stelle finden
können."
- Höflich schreiben, aber Floskeln vermeiden.
- Positiv und persönlich formulieren.
- Keine unnötigen Wiederholungen verwenden, Phrasen und
umständliche Formulierungen vermeiden.
- Sparsam mit Konjunktiv, Nebensätzen, Passivformen und
Modalverben umgehen.
- Die wichtigsten Informationen an den Satzanfang stellen.
- Übertreibungen und Superlative vermeiden, zum Beispiel
"Der Pfarrgemeinderat von XY-Stadt leistet in dieser Frage
die beste Arbeit." Superlative wirken eher unglaubwürdig.
Faxe ohne Faxen
- Ein Fax ist weniger vertraulich und deshalb unsicherer als
ein Brief.
- Bedenken Sie die Alternativen zum Fax: Eine
E-Mail,
Kurzmitteilung, Karte, oder ein Telefonat.
- Beachten Sie Besonderheiten der Faxgestaltung: Die
Fax-Nummer gehört ins Adressfeld, die Zahl der nachfolgend
gesendeten Seiten soll auf dem Deckblatt mitgeteilt werden
und zwar nach Brieftext und Unterschrift.
- Das Fax-Deckblatt sollte auch den Briefkopf des Absenders
aufweisen, also zum Beispiel der Pfarrei XY-Dorf."
Kommunikation per E-Mail
Die Regeln für E-Mail im dienstlichen oder geschäftlichen Bereich sind zwar im Fluss. Dennoch empfiehlt es sich, E-Mails wie dienstliche Post zu behandeln. Ein formal korrektes E-Mail an Institutionen muss wie ein normaler Brief wichtige Absenderangaben enthalten. Bei Geschäftsbriefen kommen dazu auch Angaben zur Gesellschaftsform (GmbH, KG ...) und in Abhängigkeit davon auch die Namen der Geschäftsführer, die Handelsregister-Nummer und der Sitz der Firma.
Um sich die Arbeit mit den Absenderangaben zu vereinfachen, können Sie diese in der Signatur beziehungsweise automatischen Unterschrift festlegen. Ihre Angaben erscheinen dann automatisch am Ende jeder E-Mail.
Empfänger-Adressen sollten wann immer möglich
personalisiert werden: Beispiel: Doris Krüger <dorisk@irgendwo.de>.
- Das Absenderfeld sollte wegen seiner Signalfunktion
sorgfältig mit Vor- und Nachnamen oder Abteilungsangaben
ausgefüllt werden.
- Geben Sie in der Betreffzeile den Kern Ihrer Information
an.
- Nutzen Sie für jedes Thema eine eigene E-Mail-Nachricht
und eine entsprechende Betreff-Angabe. Nicht mehrere Themen
in eine E-Mail packen.
- Tendenziell sind E-Mails kürzer und informeller als
normale Geschäftskorrespondenz.
- Formale dienstliche E-Mail-Korrespondenz mit
Dokumentarcharakter muss sprachlich und orthographisch
korrekt sein.
- In wichtigen Fällen (zum Beispiel eilige Terminfragen,
Auftragsänderungen) immer eine kurze persönliche
Empfangsbestätigung per Mail erbitten
- Mit unformatierten Mails und der Schriftarten wie
"Courier" oder "Times Roman" sind Sie in der
Geschäftskorrespondenz immer auf der sicheren Seite. Diese
Schriftarten vermitteln Sachlichkeit und Seriosität.
- Sorgen Sie für optimale Lesbarkeit bei möglichst vielen
Adressaten.
- Beginnen Sie alle 60-70 Zeichen eine neue Zeile.
- Ihre E-Mail-Adresse sollte eine Verbindung zu Ihrer
Einrichtung aufweisen, zum Beispiel "rschmidt@bistum-eichstaett.de"
oder "pfarrer@-stjosef-dorfstadt". Solche Angaben vermitteln
Seriosität und Professionalität. E-Mail-Adressen wie "peppi@gmx.de"
oder "schnucki@freenet.de" bieten das nicht.
- Beobachten Sie aufmerksam, was ausgewiesene Vorbilder oder
professionelle E-Mail-Schreiber machen und passen Sie deren
Tipps an Ihre Person, Ihren Kontext und Ihre technischen
Entwicklungen an.
Hinweise und Tipps zur
elektronischen Post
(Bistum Limburg) - PDF (2003): "Zusammenfassend kann man sagen:
Fassen Sie sich kurz: kurze Zeilen, kurze Absätze, kurze Nachricht."
"Für die Praxis" bringt die Deutsche Gesetzliche
Unfallversicherung (DGUV) Tipps für einen gesunden Umgang
mit der täglichen Informationsflut unter der Überschrift: "Wenn
das Postfach überläuft" (Kostenlos!)
Unser Tipps...
Finden Sie am unteren Ende der Seite... | Klick
Testen: Briefmarke mit Bild der
Pfarrkirche
Die Deutsche Post macht es
möglich: Auf gewöhnliche Brief- und Kuvertvorlagen können
jetzt individuelle Motive eingebaut werden: PLUSBRIEF INDIVIDUELL bietet die Möglichkeit, einen definierten Bereich auf der Umschlagsvorderseite, sowie die
Briefmarke völlig frei mit Ihren eigenen Fotos zu gestalten. Im Online-Shop unter
www.plusbrief-individuell.de können die persönlichen Wunschmotive schnell und unkompliziert hochgeladen, bearbeitet und auf den Kuverts platziert werden. Anschließend werden die gestalteten Umschläge kostenfrei und versandbereit nach Hause geliefert.
Das ist einfach und flexibel und ermöglicht dem Pfarrbüro
die Briefe mit Gemeindemotiven zu verschicken.
Erhältlich in verschiedenen Umschlagsformaten und Portowerten ist der PLUSBRIEF INDIVIDUELL schnell und einfach online zu bestellen. Eine extrem flexible und schnell versandfertige Lösung für den ganz individuellen Briefversand.
Wer bis zum 30. April 2008 das neue Angebot wahrnimmt und sich seinen persönlichen PLUSBRIEF INDIVIDUELL online bestellt, erhält 2 Euro Rabatt auf den Warenkorb. Mehr Informationen zum PLUSBRIEF INDIVIDUELL finden Sie unter
www.plusbrief-individuell.de
Post in grün und gelb
Die Alternativen zur Deutschen Post mehren sich. Welcher Anbieter ist am günstigsten? Wer für Pakete und Päckchen auf der Suche ist, der kann über die Internetadresse
www.posttip.de sich orientieren. Neben der Deutschen Post AG (gelb) ist auch die PIN Group AG (grün) in zahlreichen Städten mit Briefkästen und Shops vertreten. Auch die Zusammenarbeit mit Sparkassenfilialen vor Ort taucht vermehrt auf: In Banken können Kunden Briefmarken (Standardbrief 0,52 EUR) kaufen, Briefe abgeben und Nachsendeanträge stellen.
Sa . 09. Juni 2007
Helft den ersten Artikel in
WIKIPEDIA.DE zum Berufsbild der Pfarrsekretär/in
weiterzuschreiben. Kurz und knapp tragen wir das
Wissenswerte zusammen.
Ein praktischer Link zur ersten
Orientierung im Projekt "Lexikonartikel" stellt das Tool
MindMap
grafisch dar, das wir damit auch vorgestellt haben ;-)
Fr . 08. Juni 2007
Die ersten Seiten für "Pfarrbüro katholisch" gehen ins Netz.
Das Forum für Diskussion - Mitarbeitergespräch - und Materialtausch ist ebenfalls online.
Hier werden zukünftig
Technik- und Softwarefragen besprochen, sollen sich Tipps und Tricks für
den Pfarrbriefalltag und die Büroarbeit sammeln, ergänzen sich Knigge und Seelsorgspraxis
von Praktikern für Praktiker. Den Fortgang dokumentieren wir
über die "Sitemap" Viel Erfolg wünsche ich dem
Projekt! Ein "hauseigenes Forum" dienst der Kommunikation:
Zum Forum...
Was ist BoniNet?
Seit einigen Jahren machen wir gute
Erfahrung mit der Anwendung BoniNet auf der Basis von Lotus Notes. Dahinter verbirgt sich ein dokumenten-orientiertes, verteiltes Datenbank-system mit sehr enger E-Mail-Anbindung, das Kalenderfunktion, Aufgabenverwaltung, Newsletter,
Gemeindehandbücher und viele andere nützliche Dinge kann.
Lesen Sie
weiter...