Das Internetportal
für das Pfarrsekretariat
Pfarrer Stefan Krönung
Tel.: 0700-0100-6565
credobox[@]web.de
Urlaubsvertretung
Vom "Checklisten Newsletter" auf http://www.vnr.de/checklisten/  gibt es eine Checkliste zur Urlaubsvorbereitung im Büro, die hier leicht abgewandelt für Pfarrsekretariate vorgestellt wird.
Eine spannende Frage ist sicher, ob Mitarbeiter in der Pfarrei wissen sollten, wie pastorale oder kirchliche Mitarbeiter in echten Notfällen erreicht werden können. Hier ist sicher noch zu definieren, was ein "Notfall" ist, denn sonst wird schnell aus einer Mücke ein Elefant und der zu einem Notfall...
  • Ich habe mich gedanklich in die Situation eines Außenstehenden versetzt und mir überlegt, was mein(e) Stellvertreter wissen muss (müssen).
  • Ich habe eine automatische Antwort (Lotus Notes = Mail/Werkzeuge/Abwesenheit) angelegt, die jeder erhält, der mir eine E-Mail schickt.
  • Der Absender erfährt durch die Abwesenheitsnachricht, wann ich wieder im Pfarrbüro bin und wer mich in welchen Bereichen vertritt.
  • Mein(e) Vertreter ist (sind) benannt und über alles Wichtige, was ansteht, informiert.
  • Ich habe meinem(n) Vertreter(n) eine Liste mit Routinen ausgehändigt, z.B. den Pfarrbrief und die Gottesdienstordnung.
  • Eingehende E-Mails werden von meinem(n) Vertreter(n) kontrolliert.
  • Eine Rufumleitung auf meinen Stellvertreter ist eingerichtet.
  • Die eingehende Briefpost wird von meinem Stellvertreter beantwortet.
  • Mein(e) Vertreter ist (sind) in die EDV eingewiesen und kennt (kennen) die nötigen Passwörter.
  • Es gibt einen Notfallordner mit der Liste aller Vollmachten Kopien wichtiger Dokumente.
  • Die Mitarbeiter wissen, wie sie mich im Urlaub bei echten Notfällen erreichen können.
  • Haben Sie Ideen und Anregungen? Wir haben ein Forum im Internet!

Weitere "Checklisten" für "Urlaubsvertretungen" finden sich leicht im Interent:

Weitere Details aus der Praxis

... etwa aus Köln: "Vertretungsregelung für liturgische Dienste und Aufgaben im Pfarrbüro" - das Internetdokument regelt für das Erzbistum Köln, wenn aus unterschiedlichen Anlässen in den Kirchengemeinden es erforderlich ist, dass liturgische Dienste oder Aufgaben im Pfarrbüro von Aushilfs- und Vertretungskräften übernommen werden. Dabei sind arbeitsrechtliche-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Vorschriften unbedingt zu beachten. [PDF-Download]

Einen Überblick über unser Projekt Pfarrbüro-Katholisch.de und einen aktuellen Einblick erhalten Sie mit dem Inhaltsverzeichnis, den Stichwörtern und Themenkatalogen.

Wie erstelle ich ein Lesezeichen für das-pfarrbuero.de?

Gehen Sie zur Startseite von http://das-pfarrbuero.de  und drücken Sie dort die Tasten "Strg" und "D" gleichzeitig. Das war's. Von nun an reicht ein Klick auf "Lesezeichen" und dann auf "das-pfarrbuero.de - die Startseite" und Sie sind direkt bei das-pfarrbuero.de gelandet.
 

Rasch erledigen...

Mailpostfach im Urlaub
Stopp, bevor das Pfarrbüro Urlaub macht und Sie in "die schönste Zeit des Jahres" starten, stellen Sie auch das elektronische Postfach auf "Ferienbetrieb" um. Fangen Sie nicht zu spät, sondern einige Tage vor Urlaubsbeginn an, das Postfach durchzusehen und zu leeren. E-Mails, die Sie bereits bearbeitet haben, sollten Sie löschen oder in die Ablage (Ordner) packen. Post, die noch bearbeitet werden muss, legen Sie sich am besten im Kalender in die Wiedervorlage. ....

Abwesenheitsschaltung

...und sprechen Sie sich mit Pfarrer, pastoralen Mitarbeitern und Kolleginnen ab, wen Sie als Ansprechpartner benennen können, und richten Sie ihren Abwesenheitsassistenten ein. "Sehr geehrte Damen  und Herren, vom ... bis ... bin ich im Urlaub. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Gerne können Sie sich in dieser Zeit an meine Kollegin (...) wenden. Sie erreichen Sie / Ihn per Mail unter ....@.... oder per Telefon unter .... . Mit freundlichen Grüßen!"
Signatur nicht vergessen und schon ist der Kopf frei fürs Kofferpacken.

Ferientermine in Deutschland
Veröffentlichung der Ferientermine durch das Sekreteriat der deutschen Kultusministerkonferenz mit der Langfristigen Sommerferienregelung 2005-2010 und der Übersicht über die gesetzlichen Feiertage und vielen Angaben mehr. 

Urlaubszeit auf katholisch.de
Das Onlineportal erinnert daran, dass der Papst den Sommer im Dolomiten-Dorf Lorenzago di Cadore verbringt.
Und auch die deutschen Bischöfe machen Urlaub. Sie verraten, wie und wo sie am besten ausspannen. Es gibt Tipps zur Vielfalt der Urlauberseelsorge und hilft bei der Gestaltung eines entspannten Urlaubs. In diesem Sinne auch aus der Redaktion Pfarrbuero-der-zukunft.de: Schönen Urlaub!

Sa . 30. Juni 2007
"Durch Zufall bin ich gestern auf die Seite gestoßen. Ich habe mich sehr darüber gefreut, dass Pfarrbüro und Pfarrsekretärin auch einmal aus pastoraler Sicht beleuchtet werden (...)" [C. W. , Pfarrsekretärin, Bistum Trier]

Das ABC im Pfarrbüro
Anregungen für Gespräch und Austausch über die Mit- und Zusammenarbeit in einem Pfarrbüro sind im Bistum Stuttgart-Rottenburg zusammengetragen worden. Hier haben wir Sie zur Diskussion und Weiterentwicklung zusammengestellt als das
ABC des Miteinanders...

Einmal alle Gottesdienste online...
Die große Datenbank für Kirchen, Gottesdienste, Veranstaltungen, Internetlinks ist Diomira, das "Kirchenportal zum Mitmachen". Wirklich eine Kirchensuchmaschine!
Mehr lesen...


Was ist BoniNet?
Seit einigen Jahren machen wir gute Erfahrung mit der Anwendung BoniNet auf der Basis von Lotus Notes. Dahinter verbirgt sich ein dokumenten-orientiertes, verteiltes Datenbank-system mit sehr enger E-Mail-Anbindung, das Kalenderfunktion, Aufgabenverwaltung, Newsletter, Gemeindehandbücher und viele andere nützliche Dinge kann.
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