Von Zeit zu Zeit ist sinnvoll, das Miteinander im Pfarrbüro zu meditieren - Anregungen stammen dazu vom Berufsverband der Diözese Rottenburg-Stuttgart ( vorsitzende@bvp-rottenburgstuttgart.de )

Berufliche Mitarbeiter/innen im Pfarrbüro, aber auch Küster und Organisten sind häufig erste Anlaufstelle für Menschen und deren unterschiedlichste Anliegen und Nöte. Deshalb ist ein qualifiziertes psychologisches Grundlagenwissen, eine geregelte Weiterbildung und eine ständige Begleitung dieser Mitarbeiter notwendig.

Anregungen von A – Z für die Pfarramtssekretärinnen

Das Pfarrbüro ist die Verwaltungsstelle der Gemeinde oder im Verbund. Es ist die Anlauf- und Kontaktstelle für Gemeindemitglieder und die pastoralen und kirchlichen MitarbeiterInnen. Hier ist die zentrale Vernetzung von Informationen und organisatorischen Regelungen angesiedelt.
Folgende Stichworte sollen anregen und helfen, die Arbeit im Pfarrbüro effektiv, konstruktiv und lösungsorientiert zu gestalten.

Absprachen
klar treffen und auf deren Einhaltung achten. Hilfreich ist die Unterscheidung zwischen "interner" (Team, Hauptamtliche, Gremien) und "externer" Kommunikation.

Ablagesystem
einheitlich organisieren (Aktenplan).

Ansprechpartner
für pastorale Bereiche und Projekte, Gruppierungen und Gremien, sowie Verwaltung, Ordinariat und Kommune müssen bekannt sein.

Aufgabenbeschreibung
im Einzelnen verbindlich festlegen und ggf. priorisieren. Abgleich mit dem Stundendeputat. Zuständigkeiten, Öffnungszeiten, Arbeitszeiten im Bürobereich klarstellen und transparent machen.

Ausstattung des Büros
auf Zweckmäßigkeit achten. Geräte müssen den kommunikativen Erfordernissen entsprechen.

DaviP (MeWe; E-Mip...)
alle Personalien der Gemeindemitglieder sollen in jedem Büro abrufbar sein.

Dienstgespräch
mit dem leitenden Pfarrer und/oder Pastoralteam und allen Sekretärinnen im Verbund in regelmäßigen Abständen halten. Termine und Ort vereinbaren. Tagesordnung rechtzeitig allen Beteiligten zukommen lassen. Gegebenenfalls Dienstgespräche einfordern.

Dienstabläufe:
harmonisieren, Doppelungen vermeiden.

Dienstzeiten/Öffnungszeiten
so legen, dass immer ein Büro im Verbund erreichbar ist. Für Transparenz der Erreichbarkeit sorgen.

Delegation
die Möglichkeit der Aufgabenübertragung von Seiten des Dienstgebers prüfen und ggf. stärker nutzen.
Dauerhafte Übertragungen von Aufgaben und/oder Vollmachten müssen schriftlich festgehalten werden.

Fortbildungen
nutzen. Je nach Thema sind sie eine unverzichtbare Voraussetzung für die Erfüllung der beruflichen Aufgaben.

Informationen:
Nur durch einen guten Informationsfluss ist ein vernetztes Arbeiten möglich. Protokolle einfordern. Termine müssen im Büro bekannt sein.

Internet
eine Homepage für die ganze Seelsorgeeinheit einstellen. Die laufende Betreuung klären und sicherstellen.

Jahresterminplan
er ist für eine langfristige Planung nötig. Termine müssen dem Büro zu festzulegenden Stichtagen gemeldet werden.

Kommunikationswege
zwischen pastoralen MitarbeiterInnen, anderen kirchlichen Mitarbeitern und Ehrenamtlichen erfordern Klarheit und Transparenz

Partnerschaftliche Zusammenarbeit:
Die Sekretärin gehört zum Team der kirchlichen MitarbeiterInnen.  In Entscheidungsprozesse, die ihre Arbeit betreffen, wird sie konstruktiv eingebunden.

Pastoralteam: s. Stichwort Informationen.
Gegebenenfalls erstellt und verteilt die Sekretärin das Protokoll der Teamsitzung.

Pool
unter dieser Bezeichnung eine Ablage im PC für den Verbund einstellen; Geldpools für gemeinsame Haushaltsposten bilden.

Protokolle
nach Regelung und Absprache ablegen und nach Verteilerschlüssel den Beteiligten weiterleiten.

Sitzungen
klären, an welchen welche der Sekretärinnen teilnimmt.

Supervision
im Bedarfsfall wahrnehmen und beantragen.

Technische Ausstattung:
Erleichterung und Effizienz gewinnen durch: Vernetzung der PC’s, Vereinheitlichung der Software, E-Mail, Fax, Telefon mit Anrufweiterleitung, Anrufbeantworter schalten mit Angabe der Öffnungszeiten, Zugang zum Intranet und Mitarbeiterportal der Diözese.

Vertretungsregelung
innerhalb der Gemeinde/ Verbünde klären für Krankheit, Fortbildung, Urlaub, etc..

Vollmachten
z. B. Siegelführung, Bankvollmachten, Zeichnungsberechtigung geben und schriftlich bestätigen lassen.

Wertschätzung:
Gegenseitige Achtung, Pünktlichkeit, Lob und Anerkennung sollen den täglichen Umgang prägen. Auch wer mal Nein sagt, verliert seine Wertschätzung nicht.

Zuständigkeiten:
Klären wer für die einzelne Sekretärin Dienstvorgesetzter und wer in welchen Angelegenheiten weisungsbefugt ist.

Wichtige Hinweis für Rückmeldungen aller Artt
Ständiger Informationsaustausch ist für die Arbeit in Pfarrei entscheidend. Voneinander wissen und miteinander planen ist die Vorraussetzung für ein gutes Arbeiten. "Meldungen" werden bei Feuerwehr, Rettungsdienst und im Katastrophenschutz für diesen Informationsaustausch konsequent genutzt: Sie  stellen im Allgemeinen die wichtigste Grundlage für die Arbeit auch in einer Pfarrei und ihren vielfältigen Dienste und Aufgaben dar.
Jede/r verantwortlich/e Mitarbeiter/in ist innerhalb Ihres/ seines Verantwortungsbereiches grundsätzlich verpflichtet Anrufe, Anfragen und aktuelle Ereignisse an die Gemeindeleitung zu weiterzumelden. Dazu zählen auch "Meldungen" über erledigte Aufträge, Schwierigkeiten bei der Durchführung oder Veränderungen, die eine Reaktion der Leitung erfordern.
Mit Hilfe des Meldebuches oder anderer geeigneter Hilfsmittel soll es  leicht möglich sein unverzüglich Mitteilungen zu verfassen. Der Zeitpunkt der Feststellung des Ereignisses/ Anlasses muss dokumentiert sein. Der Text soll klar, sachlich und unmissverständlich sein, kurzgefasst aber vollständig. Tatsachen und Vermutungen müssen deutlich unterschieden werden. Dringlichkeiten bitte kennzeichnen.

(Entwurf für das „Gemeindehandbuch der Pfarrei Schröck“)