Pfarrbüro
katholisch
Das Internetportal
für das Pfarrsekretariat
Pfarrer Stefan Krönung
Tel.: 0700-0100-6565
credobox[@]web.de
Mit Pfarrbüros und ihren Mitarbeitern kann man schöne, hilfreiche Begegnungen erleben... oder auch nicht.
Unsere Initiative möchte den unschätzbaren Dienst weiterentwickeln und mit Herz professionalisieren! Hier haben wir begonnen Dienste und Aufgaben zu dokumentieren und planen darauf aufbauend das "Handbuch Pfarrsekretariat" für die Katholischen Kirche. Wir freuen uns über Tipps und Anregungen zur Weiterentwicklung! Schreiben Sie uns oder suchen Sie unser Forum auf!
1. Organisation des Pfarrbüros
1.1. Empfang, Hilfestellung und Weitervermittlung von
Besuchern und ihren Anliegen
Die Pfarrsekretärin ist in der Regel für viele Menschen
erste Ansprechpartner in der Gemeinde und leistet eine
wichtige Vermittlung zur Seelsorge hin. Der Erstkontakt
entscheidet
oft über gelingende Kommunikation oder verstört die
Interessenten. Das Pfarrbüro ist nicht nur ein Ort, wo
professionelle Verwaltungsarbeit geleistet wird, sondern
zentrale Anlaufstelle der Pfarrei, ein Ort der Begegnung von
Menschen aller Berufs- und Altersgruppen, von Menschen aus
allen sozialen Schichten und den verschiedensten
Lebenssituationen, die als Glaubende oder Zweifelnde mit
ihren vielfältigen Anliegen kommen. Da kommen Menschen, die
sich oder ihr Kind anmelden zur Taufe, Erstkommunion,
Firmung; Paare, die heiraten möchten; Trauernde, die einen
Sterbefall haben; Angehörige, die Messen bestellen in
besonderen Anliegen; Menschen, die in Not geraten sind und
Hilfe erwarten; Ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter mit ihren Wünschen...
1.2.
Hilfestellung und Weitervermittlung bei Problemen von
Besuchern bei Trauerfällen
Rasche und kompetente Hilfestellung und verlässliche
Auskunft ist für trauernde Angehörige und ihre
unterschiedlichen Trauerreaktionen der Dienst, den die
Kirche ihnen anbieten kann und muss.
1.3.
Hilfestellung und Weitervermittlung bei Problemen von
Besuchern im sozial-caritativen Bereich
Das Pfarrbüro ist Ort der
Information, Organisation sowie
Anlauf- und Kontaktstelle für Menschen mit ihren
vielfältigen Anliegen und Nöten. Das hilfreiche Netzwerk der
Kirchen mit Beratungs- und Unterstützungsangeboten
kann aber nur funktionieren, wenn die Schnittstellen
kompetent und informiert weitervermitteln.
1.4.
Hilfestellung und Weitervermittlung bei Problemen von
Besuchern in allen aktuellen Notsituationen
Jesus ging an keiner Not vorüber. Kirchliche Einrichtungen
und Dienststellen sind diesem Anspruch aus Ihrem
Selbstverständnis heraus verpflichtet. Von der
Notfallseelsorge
bis zur Direkthilfe durch Lebensmittelgutscheine oder andere
Hilfen wird Kirche glaub-würdig.
2. Telefondienst
Der Telefondienst gehört zu einer Schwerpunktaufgabe für die
Pfarrsekretärin
und die Helferinnen und Helfer im Pfarrbüro. Kompetent und
freundlich müssen Auskünfte
erteilt werden können. Eine
Optimierung des Telefondienstes soll Missverständnisse
vermeiden helfen, Rückfragen ermöglichen und allen
Beteiligten Ärgernisse ersparen. Nachrichten und
aussagekräftige Mitteilungen müssen zügig an die
entsprechende Stelle weitergeleitet werden.
Selbstverständlich werden dabei Rückrufdaten erfragt und
notiert.
In Zeiten, zu denen allein das zentrale Büro besetzt ist,
sollten die Telefone der weiteren Büros durch Rufumleitung
dorthin geschaltet werden. Das Pfarrbüro sollten mit einem
Anrufbeantworter ausgestattet sein, der von dem Pfarrer oder
der Sekretärin wenn möglich aktuell bzw. situationsbezogen
besprochen wird.
3. Führung des Terminkalenders
Lotus Notes/ BoniNet (folgt...)
3.1.
Terminabsprachen und Weitergabe von Terminen
3.2.
Hinweise auf Geburtstage und Jubiläen
4. Posteingang und Postausgang
Posteingang elektronisch dokumentieren und weiterleiten
Lotus Notes/ Briefkörbe / Postfächer
4.2.
Email lesen, weiterleiten oder beantworten
5. Einkauf von Bürobedarf und Geschenken zu besonderen
Anlässen
6. Organisation und Teilnahme an Dienstbesprechungen
2. Matrikelbücher/Pfarrbücher
1.
Führung von Pfarrbüchern einschl. aller erforderlichen
Meldungen und des Schriftverkehrs
Taufbuch, Trauungsbuch, Totenbuch, Stipendienbuch,
Verzeichnis über Kirchenaustritte / Kircheneintritte,
Kommunion- und Firmverzeichnis, Inventarverzeichnis, ...
2.
Urkunden und Stammbucheintragungen
3. Führung der Pfarrkartei/Pfarrdatei
3.1.
Bearbeitung des kirchlichen Meldewesens einschl. Auswertung
und Datenpflege
4. Allgemeine Sekretariatsarbeiten
4.1.
Schreiben nach skizzierten Angaben und nach Diktat
Erledigung des Schriftverkehres auf der Grundlage von DIN
5008; IS
09706 bzw. DIN 6738, LDK 24-85 (....)
4.2.
Selbständiges Abfassen von Schriftstücken
4.3.
Ausfüllen von Vordrucken
4.4.
Führung von Urlaubs- und Krankheitskartei
4.5.
Weiterleitung von Versicherungsanfragen
5. Registratur
5.1.
Ablage nach vorgegebenem Aktenplan
(Aktenplan des jeweiligen Bistums maßgeblich)
5.2.
Archivierung des Gemeindegutes
5.3.
Erstellung von Statistiken
5.4.
Mithilfe beim Erstellen und Führen der Inventarverzeichnisse
5.5.
Mithilfe beim Erstellen der
Pfarrchronik
6. Informationsdienst
6.1.
Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von
Informationen
(Gruppen...,
Besuchsdienst, Krankenkommunion etc )
6.2.
Erstellung [Gestaltung] von Pfarrbrief, und Kirchenanzeiger
und ggf. Weitergabe der Manuskripte an die Kirchenzeitung
Gestaltung von Pfarreipublikationen und
Öffentlichkeitsarbeit im Team mit Verantwortlichen (PC
Publisher)
6.3.
Information über kirchliche Vorgänge und Veranstaltungen
6.4.
Sammeln, Bearbeiten und Weiterleiten von
Informationsdiensten
Auch das Schreiben und Weiterleiten von Einladungen und
Protokollen der Pfarrgremien und einzelner Arbeitsgruppen
ist hier ein wichtiger Dienst; die Gestaltung von
Schaukasten und Schriftenstand erfordert Geschick und
Sachverstand.
7. Finanzangelegenheiten
7.1.
Führung der vom Kirchenrechner/in zugewiesenen Barkasse
7.2.
Entgegennahme und Verwaltung von Meßstipendien und Stolarien
7.3.
Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit der
(Friedhofsverwaltung, Kindergartenverwaltung, etc.)
7.4.
Abrechung von Mini-Jobs
..oder Vorbereitung von Arbeiten für Rendanten /
Kirchenrechner
7.5.
Erstellung von Spendenbescheinigungen und Spenderlisten
8. Pfarrliche Einrichtungen und Gremien
8.1.
Selbständige Belegung und Vergabe von pfarreieigenen Räumen,
einschließlich Verwaltung von Schlüsseln. Wenn der
Pfarrsekretärin die Verwaltung eines Pfarrheimes obliegt,
dann ist die Kirchenstiftung für die Bezahlung der
anfallenden Arbeitsstunden zuständig
8.2.
Mitarbeit nach Absprache bei Veranstaltungen und Aktionen
der Pfarrei im Rahmen der Dienstzeit
Die Kirche ist für den Menschen da. Ihre Mitarbeiter für die
Menschen und die Sache Gottes. Im Pfarrbüro müssen
Kontaktperson anzutreffen sein, die zuhören können, die
Menschen mit ihren Anliegen annehmen, die kompetent
sachdienliche Auskünfte erteilen und Ihnen ein Gespräch mit
den Seelsorgern vermitteln können.
Es wird in Zukunft das Zentrale Büro, also das Büro der
Pfarrkirche und je nach Bedarf dazu gehörige weitere Büros
der Filialkirchen geben. Im Zentralen Büro hat der Pfarrer
seinen Arbeitsschwerpunkt. In diesem Büro werden die
wesentlichen Aufgaben erfüllt, der Hauptteil der
Wochenarbeitszeit der Verwaltungskräfte geleistet; in den
Büros der Filialkirchen ist die Funktion als Ansprechpartner
vor Ort vorrangig.
Auch das muß stimmen:
Die Eingruppierung erfolgt
nach den Tätigkeitsmerkmalen
der in der jeweiligen Diözese
geltenden Arbeitsvertragsund
Vergütungsordnung für
den kirchlichen Dienst, die
häufig an vergleichbare staatliche
oder kommunale Regelungen
angeglichen ist (BAT).
Anstellungsträgerin ist die
Kirchengemeinde. Der Beschäftigungsumfang
richtet
sich unter anderem nach der
Katholikenzahl in der Pfarrei
und dem Stellenplan der
Diözese. Daraus können sich
Vollzeit- oder Teilzeitstellen
ergeben.
Über die Einstellung entscheidet
in der Regel das für die
Vertretung der Kirchengemeinde
im Rechtsverkehr mit
Dritten zuständige Gremium
(Kirchengemeinde- bzw. Stiftungsrat).
Freie Stellen werden
meist nur innerhalb der Pfarrgemeinde
bekannt gemacht
und aus dem Kreis der Gemeindemitglieder
besetzt.
Stefan Krönung, Pfr.
Herbst 2010
... auch für "Pfarrbüro katholisch." Schon viele Monate sammeln wir Erfahrung mit dem Webangebot. Dankbare Hinweise sind eingetroffen! Danke dafür!
Das Forum für Diskussion - Mitarbeitergespräch - und Material-tausch ist online und wartet auf Beiträge!
Zum Forum...
25. September 2008
Eine schöne Ermutigung! Per Mail ein
paar Zeilen... "durch den Hinweis eines Berufskollegen bin ich auf Ihre Seite aufmerksam geworden und habe mich sehr lange von ihr gefangen nehmen lassen.
Ich arbeite nun schon seit 12 Jahren in zwei Pfarrbüros im Bistum Dresden-Meissen und versuche die immer vielseitigeren und komplexer werden Aufgaben zu meistern.
Durch die Fusionen wird das Zeitfenster immer kleiner und der Verschleiß der Gesundheit dadurch größer.
Gott sei Dank!! Wirklich, ich hatte und habe Chefpfarrer mit denen es ein gutes Miteinander und Füreinander gibt.
Leider werden in unserem Bistum kaum Weiterbildungsseminare angeboten. Deshalb war es heute für mich eine große Freude diese Seite zu finden, auf der soviel Wissenswertes, Hilfreiches und Interessantes gibt. Schon wenn ich an die Hilfeformulare denke.
Ein Forum und damit ein Netzwerk der Pfarrsekretärinnen oder Sekretäre begrüße ich sehr!
Bleiben Sie behütet!"
Engagierte Menschen...
...in den Gemeinden stellt das
vorzügliche
Internetportal
www.katholisch.de vor. Fragen über Beruf und Arbeit der
Pfarrsekretärin worden dort beantwortet.
Schutzpatronin
hilft!
Die Schutzpatronin der Berufsverbände
der Pfarrsekretärinnen ist die heilige Katharina von Siena:
"Gebt Euch nicht mit Kleinem zufrieden, Gott erwartet
Großes".
www.heiligelexikon.de
Das ABC im Pfarrbüro
Anregungen für Gespräch und Austausch
über die Mit- und Zusammenarbeit in einem Pfarrbüro sind im
Bistum Stuttgart-Rottenburg zusammengetragen worden. Hier
haben wir Sie zur Diskussion und Weiterentwicklung
zusammengestellt als das
ABC des Miteinanders...
Literaturhinweis
Georg Schwikart: "Richtig formulieren in Gemeinde und
Pfarrbüro (Taschenbuch)
In der Gemeindearbeit sind täglich die unterschiedlichsten
Texte zu schreiben und für ihren jeweiligen Zweck angemessen
zu formulieren: Ob die Pfarrsekretärin eine kurze
Pressemitteilung verschickt, der oder die SchriftführerIn
das Protokoll der letzten Pfarrgemeinderatssitzung
anfertigt, ob Glückwunschbriefe an Jubilare zu verschicken
sind - immer kommt es darauf an, den richtigen Ton zu
treffen. Wie das geht, zeigt Georg Schwikart in seinem Buch. Er belässt es nicht bei allgemeinen Ratschlägen,
sondern gibt einen Überblick über die Vielfalt der
Textgattungen und informiert, was bei den unterschiedlichen
Medien zu beachten ist. Und ist eine Frage offen geblieben,
hilft ein kleines Lexikon am Buchende weiter. Von
"Anthologie" bis "Zitat" finden sich dort allerlei
Informationen rund um das gesprochene und geschriebene Wort.
Ein Praxisbuch, das jedem Mitarbeiter und jeder
Mitarbeiterin in der Gemeinde eine echte Hilfe ist.
Der Autor, geboren 1964, lebt als Publizist
und Schriftsteller in Sankt Augustin bei Bonn.
Matthias-Grünewald-Verlag (2001)
ISBN-10: 3786723303 |
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