Das Internetportal
für das Pfarrsekretariat

Pfarrer Stefan Krönung
Tel.: 0700-0100-6565
credobox[@]web.de
Dienste & Aufgaben
Die Kirche ist für den Menschen da. Ihre Mitarbeiter für die Menschen und die Sache Gottes. Gemeinden sind Orte der Begegnung. Im Pfarrbüro müssen deswegen engagierte Menschen anzutreffen sein, Kontaktpersonen, die zuhören können, die Menschen mit ihren Anliegen annehmen, die kompetent sachdienliche Auskünfte erteilen und Ihnen ein Gespräch mit den Seelsorgern vermitteln können.
Mit Pfarrbüros und ihren Mitarbeitern kann man schöne, hilfreiche Begegnungen erleben... oder auch nicht.


Unsere Initiative möchte den unschätzbaren Dienst weiterentwickeln und mit Herz professionalisieren! Hier haben wir begonnen Dienste und Aufgaben zu dokumentieren und planen darauf aufbauend das "Handbuch Pfarrsekretariat" für die Katholischen Kirche. Wir freuen uns über Tipps und Anregungen zur Weiterentwicklung! Schreiben Sie uns oder suchen Sie unser Forum auf!

1. Organisation des Pfarrbüros

1.1. Empfang, Hilfestellung und Weitervermittlung von Besuchern und ihren Anliegen

Die Pfarrsekretärin ist in der Regel für viele Menschen erste Ansprechpartner in der Gemeinde und leistet eine wichtige Vermittlung zur Seelsorge hin. Der Erstkontakt Kleiner Pfarrhelfer in der Pfarrei St. Michael und  St. Elisabeth in Marburg Schröckentscheidet oft über gelingende Kommunikation oder verstört die Interessenten. Das Pfarrbüro ist nicht nur ein Ort, wo professionelle Verwaltungsarbeit geleistet wird, sondern zentrale Anlaufstelle der Pfarrei, ein Ort der Begegnung von Menschen aller Berufs- und Altersgruppen, von Menschen aus allen sozialen Schichten und den verschiedensten Lebenssituationen, die als Glaubende oder Zweifelnde mit ihren vielfältigen Anliegen kommen. Da kommen Menschen, die sich oder ihr Kind anmelden zur Taufe, Erstkommunion, Firmung; Paare, die heiraten möchten; Trauernde, die einen Sterbefall haben; Angehörige, die Messen bestellen in besonderen Anliegen; Menschen, die in Not geraten sind und Hilfe erwarten; Ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Wünschen...


1.2.
Hilfestellung und Weitervermittlung bei Problemen von Besuchern bei Trauerfällen

Rasche und kompetente Hilfestellung und verlässliche Auskunft ist für trauernde Angehörige und ihre unterschiedlichen Trauerreaktionen der Dienst, den die Kirche ihnen anbieten kann und muss.


1.3.
Hilfestellung und Weitervermittlung bei Problemen von Besuchern im sozial-caritativen Bereich

Das Pfarrbüro ist Ort der Information, Organisation sowie Anlauf- und Kontaktstelle für Menschen mit ihren vielfältigen Anliegen und Nöten. Das hilfreiche Netzwerk der Kirchen mit Beratungs- und Unterstützungsangeboten  kann aber nur funktionieren, wenn die Schnittstellen kompetent und informiert weitervermitteln.


1.4.
Hilfestellung und Weitervermittlung bei Problemen von Besuchern in allen aktuellen Notsituationen

Jesus ging an keiner Not vorüber. Kirchliche Einrichtungen und Dienststellen sind diesem Anspruch aus Ihrem Selbstverständnis heraus verpflichtet. Von der Notfallseelsorge bis zur Direkthilfe durch Lebensmittelgutscheine oder andere Hilfen wird Kirche glaub-würdig.


2. Telefondienst

Der Telefondienst gehört zu einer Schwerpunktaufgabe für die Pfarrsekretärin und die Helferinnen und Helfer im Pfarrbüro. Kompetent und freundlich müssen Auskünfte erteilt werden können. Eine Optimierung des Telefondienstes soll Missverständnisse vermeiden helfen, Rückfragen ermöglichen und allen Beteiligten Ärgernisse ersparen. Nachrichten und aussagekräftige Mitteilungen müssen zügig an die entsprechende Stelle weitergeleitet werden. Selbstverständlich werden dabei Rückrufdaten erfragt und notiert.

In Zeiten, zu denen allein das zentrale Büro besetzt ist, sollten die Telefone der weiteren Büros durch Rufumleitung dorthin geschaltet werden. Das Pfarrbüro sollten mit einem Anrufbeantworter ausgestattet sein, der von dem Pfarrer oder der Sekretärin wenn möglich aktuell bzw. situationsbezogen besprochen wird.

3. Führung des Terminkalenders

Lotus Notes/ BoniNet (folgt...)

3.1.
Terminabsprachen und Weitergabe von Terminen


3.2.
Hinweise auf Geburtstage und Jubiläen


4. Posteingang und Postausgang

Posteingang elektronisch dokumentieren und weiterleiten

Lotus Notes/ Briefkörbe / Postfächer

4.2.
Email lesen, weiterleiten oder beantworten


5. Einkauf von Bürobedarf und Geschenken zu besonderen Anlässen


6. Organisation und Teilnahme an Dienstbesprechungen


 

2. Matrikelbücher/Pfarrbücher


1.
Führung von Pfarrbüchern einschl. aller erforderlichen Meldungen und des Schriftverkehrs

Taufbuch, Trauungsbuch, Totenbuch, Stipendienbuch, Verzeichnis über Kirchenaustritte / Kircheneintritte, Kommunion- und Firmverzeichnis, Inventarverzeichnis, ...


2.
Urkunden und Stammbucheintragungen


3. Führung der Pfarrkartei/Pfarrdatei


3.1.
Bearbeitung des kirchlichen Meldewesens einschl. Auswertung und Datenpflege

 


4. Allgemeine Sekretariatsarbeiten


4.1.
Schreiben nach skizzierten Angaben und nach Diktat

Erledigung des Schriftverkehres auf der Grundlage von DIN 5008; IS 09706 bzw. DIN 6738, LDK 24-85 (....)

4.2.
Selbständiges Abfassen von Schriftstücken

4.3.
Ausfüllen von Vordrucken

4.4.
Führung von Urlaubs- und Krankheitskartei

4.5.
Weiterleitung von Versicherungsanfragen


5. Registratur


5.1.
Ablage nach vorgegebenem Aktenplan
(Aktenplan des jeweiligen Bistums maßgeblich)

5.2.
Archivierung des Gemeindegutes


5.3.
Erstellung von Statistiken


5.4.
Mithilfe beim Erstellen und Führen der Inventarverzeichnisse


5.5.
Mithilfe beim Erstellen der Pfarrchronik
 

6. Informationsdienst


6.1.
Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Informationen

(Gruppen..., Besuchsdienst, Krankenkommunion etc )


6.2.
Erstellung [Gestaltung] von Pfarrbrief, und Kirchenanzeiger und ggf. Weitergabe der Manuskripte an die Kirchenzeitung

Gestaltung von Pfarreipublikationen und Öffentlichkeitsarbeit im Team mit Verantwortlichen (PC Publisher)


6.3.
Information über kirchliche Vorgänge und Veranstaltungen


6.4.
Sammeln, Bearbeiten und Weiterleiten von Informationsdiensten

Auch das Schreiben und Weiterleiten von Einladungen und Protokollen der Pfarrgremien und einzelner Arbeitsgruppen ist hier ein wichtiger Dienst; die Gestaltung von Schaukasten und Schriftenstand erfordert Geschick und Sachverstand.

Festlicher Gottesdienst in Frankfurt - www.das-pfarrbuero.de

7. Finanzangelegenheiten

7.1.
Führung der vom Kirchenrechner/in zugewiesenen Barkasse


7.2.
Entgegennahme und Verwaltung von Meßstipendien und Stolarien


7.3.
Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit der (Friedhofsverwaltung, Kindergartenverwaltung, etc.)


7.4.
Abrechung von Mini-Jobs

..oder Vorbereitung von Arbeiten für Rendanten / Kirchenrechner


7.5.
Erstellung von Spendenbescheinigungen und Spenderlisten

8. Pfarrliche Einrichtungen und Gremien


8.1.
Selbständige Belegung und Vergabe von pfarreieigenen Räumen, einschließlich Verwaltung von Schlüsseln. Wenn der Pfarrsekretärin die Verwaltung eines Pfarrheimes obliegt, dann ist die Kirchenstiftung für die Bezahlung der anfallenden Arbeitsstunden zuständig



8.2.
Mitarbeit nach Absprache bei Veranstaltungen und Aktionen der Pfarrei im Rahmen der Dienstzeit
 


Die Kirche ist für den Menschen da. Ihre Mitarbeiter für die Menschen und die Sache Gottes. Im Pfarrbüro müssen Kontaktperson anzutreffen sein, die zuhören können, die Menschen mit ihren Anliegen annehmen, die kompetent sachdienliche Auskünfte erteilen und Ihnen ein Gespräch mit den Seelsorgern vermitteln können.

Es wird in Zukunft das Zentrale Büro, also das Büro der Pfarrkirche und je nach Bedarf dazu gehörige weitere Büros der Filialkirchen geben. Im Zentralen Büro hat der Pfarrer seinen Arbeitsschwerpunkt. In diesem Büro werden die wesentlichen Aufgaben erfüllt, der Hauptteil der Wochenarbeitszeit der Verwaltungskräfte geleistet; in den Büros der Filialkirchen ist die Funktion als Ansprechpartner vor Ort vorrangig.
 

Auch das muß stimmen:
Die Eingruppierung erfolgt nach den Tätigkeitsmerkmalen der in der jeweiligen Diözese geltenden Arbeitsvertragsund Vergütungsordnung für den kirchlichen Dienst, die häufig an vergleichbare staatliche oder kommunale Regelungen angeglichen ist (BAT). Anstellungsträgerin ist die Kirchengemeinde. Der Beschäftigungsumfang richtet sich unter anderem nach der Katholikenzahl in der Pfarrei und dem Stellenplan der Diözese. Daraus können sich Vollzeit- oder Teilzeitstellen ergeben. Über die Einstellung entscheidet in der Regel das für die Vertretung der Kirchengemeinde im Rechtsverkehr mit Dritten zuständige Gremium (Kirchengemeinde- bzw. Stiftungsrat).
Freie Stellen werden meist nur innerhalb der Pfarrgemeinde bekannt gemacht und aus dem Kreis der Gemeindemitglieder besetzt.

Stefan Krönung, Pfr.

 

Newsticker

Herbst 2010
... auch für "Pfarrbüro katholisch." Schon viele Monate sammeln wir Erfahrung mit dem Webangebot. Dankbare Hinweise sind eingetroffen! Danke dafür!
Das Forum für Diskussion - Mitarbeitergespräch - und Material-tausch ist online und wartet auf Beiträge!

Zum Forum...

25. September 2008
Eine schöne Ermutigung! Per Mail ein paar Zeilen... "durch den Hinweis eines Berufskollegen bin ich auf Ihre Seite aufmerksam geworden und habe mich sehr lange von ihr gefangen nehmen lassen. Ich arbeite nun schon seit 12 Jahren in zwei Pfarrbüros im Bistum Dresden-Meissen und versuche die immer vielseitigeren und komplexer werden Aufgaben zu meistern. Durch die Fusionen wird das Zeitfenster immer kleiner und der Verschleiß der Gesundheit dadurch größer.
Gott sei Dank!! Wirklich, ich hatte und habe Chefpfarrer mit denen es ein gutes Miteinander und Füreinander gibt.
Leider werden in unserem Bistum kaum Weiterbildungsseminare angeboten. Deshalb war es heute für mich eine große Freude diese Seite zu finden, auf der soviel Wissenswertes, Hilfreiches und Interessantes gibt. Schon wenn ich an die Hilfeformulare denke. Ein Forum und damit ein Netzwerk der Pfarrsekretärinnen oder Sekretäre begrüße ich sehr! Bleiben Sie behütet!"

Engagierte Menschen...
...in den Gemeinden stellt das vorzügliche  Internetportal www.katholisch.de vor. Fragen über Beruf und Arbeit der Pfarrsekretärin worden dort beantwortet.

Schutzpatronin hilft!
Die Schutzpatronin der Berufsverbände der Pfarrsekretärinnen ist die heilige Katharina von Siena: "Gebt Euch nicht mit Kleinem zufrieden, Gott erwartet Großes".
www.heiligelexikon.de



Das ABC im Pfarrbüro
Anregungen für Gespräch und Austausch über die Mit- und Zusammenarbeit in einem Pfarrbüro sind im Bistum Stuttgart-Rottenburg zusammengetragen worden. Hier haben wir Sie zur Diskussion und Weiterentwicklung zusammengestellt als das
ABC des Miteinanders...

Literaturhinweis
Georg Schwikart: "Richtig formulieren in Gemeinde und Pfarrbüro (Taschenbuch)

In der Gemeindearbeit sind täglich die unterschiedlichsten Texte zu schreiben und für ihren jeweiligen Zweck angemessen zu formulieren: Ob die Pfarrsekretärin eine kurze Pressemitteilung verschickt, der oder die SchriftführerIn das Protokoll der letzten Pfarrgemeinderatssitzung anfertigt, ob Glückwunschbriefe an Jubilare zu verschicken sind - immer kommt es darauf an, den richtigen Ton zu treffen. Wie das geht, zeigt Georg Schwikart in seinem Buch. Er belässt es nicht bei allgemeinen Ratschlägen, sondern gibt einen Überblick über die Vielfalt der Textgattungen und informiert, was bei den unterschiedlichen Medien zu beachten ist. Und ist eine Frage offen geblieben, hilft ein kleines Lexikon am Buchende weiter. Von "Anthologie" bis "Zitat" finden sich dort allerlei Informationen rund um das gesprochene und geschriebene Wort. Ein Praxisbuch, das jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin in der Gemeinde eine echte Hilfe ist.

Der Autor, geboren 1964, lebt als Publizist und Schriftsteller in Sankt Augustin bei Bonn.

Matthias-Grünewald-Verlag (2001)
ISBN-10: 3786723303 | Link

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