Das Internetportal
für das Pfarrsekretariat
Pfarrer Stefan Krönung
Tel.: 0700-0100-6565
credobox[@]web.de

Die Kirche ist für den Menschen da. Ihre Mitarbeiter für die Menschen und die Sache Gottes. Gemeinden sind Orte der Begegnung.
In einem Pfarrbüro müssen deswegen engagierte Menschen anzutreffen sein, Kontaktpersonen, die zuhören können, die Menschen mit ihren Anliegen annehmen, die kompetent sachdienliche Auskünfte erteilen und Ihnen ein Gespräch mit den Seelsorgern vermitteln können.
So bleibt es in der Alltagswelt nicht aus, dass man mit Pfarrbüros und ihren Mitarbeitern schöne, hilfreiche Begegnungen erleben kann, vernünftige Auskünfte erhält... und eben auch nicht.

Unsere Initiative mit Ihrem Internetportal "Pfarrbüro-katholisch.de" möchte hier hilfreich sein und den Dienst des Pfarrsekretariats weiterentwickeln und mit Herz professionalisieren!

Die Pfarrsekretärin ist für viele Menschen erste Ansprechpartnerin in der Gemeinde und leistet eine wichtige Vermittlung zur Seelsorge hin. Der Erstkontakt entscheidet oft über gelingende Kommunikation oder verstört die Interessenten. Das Pfarrbüro ist nicht nur ein Ort, wo professionelle Verwaltungsarbeit geleistet wird, sondern zentrale Anlaufstelle der Pfarrei, ein Ort der Begegnung von Menschen aller Berufs- und Altersgruppen, von Menschen aus allen sozialen Schichten und den verschiedensten Lebenssituationen, die als Glaubende oder Zweifelnde mit ihren vielfältigen Anliegen kommen. In der Praxis kommen da Menschen hin, die sich oder ihr Kind anmelden zur Taufe, zur Erstkommunion, zur Firmung; da sprechen Paare vor, die heiraten möchten; Trauernde, die einen Sterbefall haben; Angehörige, die Messen bestellen in besonderen Anliegen; Menschen, die in Not geraten sind und Hilfe erwarten; Ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Wünschen... Mit verlässlicher Technik, praktischer Software, Tipps & Tricks und vielen hilfreichen Materialien wollen wir dieser Arbeit dienen.

So Sie hier Erfahrungen haben und mitmachen wollen - seien Sie willkommen, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Kirche, die hier mit uns zusammen eine Informationsplattform entwickeln hat ein Ziel: Sie soll uns allen die Arbeit erleichtern. Bereichern Sie unser Forum im Internet.

Welche Termine müssen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Pfarrbüro bekannt sein?

• Kommende Gottesdienste
• Taufen, Trauungen, Beerdigungen, Haussegnungen, ...
• Sitzungstermine Pfarrgemeinderat, Verwaltungsrat, Ausschüsse und Gremien
• Regelmäßige und unregelmäßige Veranstaltungen in Kirche und Gemeindehaus, z.B. Kinder- und Jugendgruppen, Bastelkreise, Katechesegruppen...
• Veranstaltungen (Jahreskalender) z.B. Vereinsfeiern, Sitzungen, Arbeitskreise, ..
• Termine für Hausbesuche (z.B. Geburtstagsbesuche, Hausgottesdienste..)

"Wer mitwirken will braucht gute Informationen", schreibt Prof. Dr. Richard Hartmann von der Theologischen Fakultät Fulda in der Impulsmappe zum Pastoralen Prozess, " Sowohl hauptamtlich Tätige, wie freiwillig engagierte Menschen können dann besonders gut arbeiten, wenn sie an die für sie relevanten Informationen kommen.
Dazu gibt es gute Rahmenbedingungen:

Das Pfarr- und Pastoralverbundsbüro

Es ist in vielerlei Weise Informations- und Schaltzentrale und als solches Servicestelle für den ganzen Pastoralverbund.
Was zu beachten ist: Freundliche und kompetente MitarbeiterInnen, die ihre Aufgabe und Rolle kennen.

Gute und transparente Aktenablage:

Jeder weiß, wo was zu finden ist. Vorgänge sind gut dokumentiert und für die Zuständigen zugänglich.

Eine sorgsame Führung der Mitarbeiterkartei ((Namen, Zuständigkeiten, Adresse, Telefon, Fax, Mail, Geburtstag).

Nach Möglichkeit eine gute Mailliste.

Sorgsame Auswertung des Posteingangs: Was kann für wen relevant sein – ggf. Kopien oder Rundläufe. Ablagekörbe nach zuständigen Personen und Bereichen. Andere Wege der Kommunikation für Mitarbeiter Nicht immer und zu jeder Zeit ist das Büro allen zugänglich. Also bedarf es anderer Stützen

Der stumme Briefkasten

In der Kirche, evtl. in der Sakristei oder im Gemeindehaus ein Ort wo für etliche die Post, Infozettel deponiert und abgeholt werden können. Aushänge Wichtig ist, dass klar ist, wem die Aushänge dienen. Alles Gedruckte aufzuhängen, sorgt schnell für eine Ermüdungsfunktion: Sind die Aushänge aktuell? Findet man die relevanten Infos an jeweils wieder findbaren Orten? Ist erkennbar, was aus der Gemeinde, aus dem Pastoralverbund, allgemeinkirchlich und zivilgesellschaftlich ist?

Verteilaktionen per Mail oder per Brief Lieber etwas mehr, als zu wenig Info. Jeder kann selber entscheiden, wie viel er bearbeitet.

Rolle der Protokolle

Sie sind Ergebnis-orientierte Arbeitsdokumente: Was wird durch wen veranlasst, von wem zu welchem Zweck wo und bis wann unternommen. Gleichzeitig dienen sie immer wieder der Überprüfung ob Vereinbartes erledigt wurde. Alle Protokolle auszuhängen ist sicher nur begrenzt sinnvoll. Eher angebracht ist es, aus den Protokollen in Veröffentlichungen, Websites und Aushängen die relevanten Auszüge zu positionieren. Äußere Form Gerade, wenn unterschiedliche Gruppen und Ebenen zusammenarbeiten, ist es sinnvoll sich auf ein gemeinsames Layout einzulassen, damit schnell die verschiedenen Dokumente erkennbar sind.

[PDF-Dokument im Internet]

Vom Pfarrbüro zum Gemeindebüro?

Eine ganze Reihe von evangelischen Kirchengemeinden haben in den letzten Jahren ihre „Pfarrbüros“ in „Gemeindebüros“ umgewandelt. Im Kirchenbezirk Esslingen haben mehrere Gemeinden gemeinsam eine Konzeption erarbeitet – „Ermutigung zum Gemeindebüro der Zukunft“ – und begonnen, diese Konzeption umzusetzen. In mehreren Erprobungsprojekten des Notwendigen Wandels spielt das Gemeindebüro eine Schlüsselrolle. Darüber informiert http://www.kirche-gestalten.de/assets/1710.pdf 
Die "Praxisimpulse Gemeindebüro" (Pfarrer Frieder Dehlinger, Juni 2002) sind Ergebnis dieser Projektarbeit. Zur Rolle dieser Gemeindebüros ist dort formuliert:

"Das „evangelische Gemeindebüro der Zukunft“ ist eine Kommunikations- und Verwaltungszentrale in der Kirchengemeinde, welche mit bürotypischen, technischen wie auch personellen Mitteln die Gemeindearbeit unterstützt. Es stellt eine Weiterentwicklung des herkömmlichen Pfarrbüros dar." (S. 7)

Themen und Projekte für die Zukunft

Gut funktionierende Pfarrbüros mit guten Mitarbeitern sind für das Funktionieren von Teamlösungen in den neuen Seelsorgsstrukturen der Katholischen Kirche deutschlandweit äußerst wichtig. In den Pfarrbüros muss nicht nur die Verwaltung abgewickelt werden, vielmehr ist die Pfarrsekretärin Bindeglied zum Seelsorger. Darüber ist vor vielen Jahren schon im Erzbistum Köln gearbeitet worden.
Seit etwa 1996 entwickeln sich Berufsverbände in einigen wenigen Diözesen. Die Anfänge sind gemacht! Warum nicht im Rahmen von "Verbundlehrstellen" in Zukunft nicht auch über die "Ausbildung" zur Pfarrsekretärin oder zum Pfarrsekretär nachdenken? Hier sind in Zukunft deutlich mehr Assistenz- und Kommunikationsaufgaben zu benennen und zu entwickeln.

Neben aller Betonung der Professionalisierung der Verwaltung und Büroorganisation hat ein Pfarrsekretariat eine große pastorale Bedeutung. Die Bediensteten im Pfarrbüro sind wichtig als Bindeglieder zwischen den Seelsorgern und den Gemeindemitgliedern, zwischen "Pfarrwelt" und Gesellschaft.

Berufliche Mitarbeiter/innen im Pfarrbüro, aber auch Küster und Organisten sind häufig erste Anlaufstelle für Menschen und deren unterschiedlichste Anliegen und Nöte. Deshalb ist ein qualifiziertes psychologisches Grundlagenwissen, eine geregelte Weiterbildung und eine ständige Begleitung dieser Mitarbeiter notwendig.

Haben Sie Ideen und Anregungen? Wir haben ein Forum im Internet!