Das Internetportal
für das Pfarrsekretariat
Pfarrer Stefan Krönung
Tel.: 0700-0100-6565
credobox[@]web.de
Besprechungen.
Damit Kirche handlungsfähig bleibt, muss sie Sitzungen und Besprechungen halten. Davon bin ich überzeugt. Dass sie dabei aber viele schlechte und unnütze Sitzungen abhält, das habe ich oft genug erlebt.
Also hier der Hilferuf an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sekretariat: Helft durch Nachfragen, überprüfen der Checklisten und Mittun, dass Sitzungen und Besprechungen gelingen:

Wer Sitzungen und Besprechungen zu leiten hat, muss sich folgende Fragen beantwortet haben und kann dann weitere Unteraufgaben delegieren.

Sitzungs- und Besprechungsleitung

-  Erstellung der Tagesordnung (mit Erläuterungen)

-  Erstellung eines Zeitrasters

-  Wer dokumentiert die Ergebnisse?

-  Überprüfen der Tagesordnung:
   
        Was soll in der Besprechung herauskommen? (Ziele)

        Sind die Tagesordnungspunkte gut vorbereitet?

        Warum stehen die Tagesordnungspunkte heute an?

        Wie viel Zeit haben die einzelnen zur Darstellung?

Besprechungskiller frühzeitig bemerken

- Unzureichende Planung und Strukturierung

- Schlechte Vorbereitung der Teilnehmer

- Unpünktlichkeit/ Frühzeitiges Gehen

- Externe Störung (Sekretärin, Telefon, Termine)

- Dominanz von persönlichen Interessen und Selbstdarstellungsritualen
 

Praxishilfen für das Dienstgespräch

Im Zusammenhang mit dem Pastoralen Prozess im Bistum Fulda ist eine Impulsmappe (2006) erschienen, die auch im Internet publiziert ist. "Kommunikation und Kooperation" ist das 2. Kapitel überschrieben, "Wie kann es gelingen":

 

Neuigkeiten

Sa . 27. Juli 2007
Wir habens geschafft: Der Artikel in WIKIPEDIA.DE zum Berufsbild der Pfarrsekretär/in ist fertig und akzeptiert. Danke für die Hilfe!
Ein praktischer Link zur ersten Orientierung im  Projekt "Lexikonartikel"  stellt das Tool MindMap grafisch dar.

Besprechungen pfiffig gestalten
Ins Pfarrbüro gehören regelmäßige Besprechungen. Aber nicht immer erfüllen Meetings ihren Zweck. Mitunter können sie die Motivation sehr negativ beeinflussen. Im Internet finden sich  einige Tipps für produktive Besprechungen. So werden Besprechungen und Dienstgespräche  wieder produktiv und erfolgreich!

Und noch ein Trick...
Als Pfarrsekretärin können Sie Kaffee kochen für Gäste und Besucher, aber bei internen Besprechungen lieber nicht mehr. Es gibt inzwischen große Unternehmen, die dazu übergegangen sind, für interne Meetings keinen Kaffee mehr zur Verfügung zu stellen: Die Mitarbeiter werden gebeten, sich ihre eigene Tasse mit Kaffee mitzubringen, wenn sie unbedingt welchen trinken möchten mit der Begründung: "Weniger Kaffeekonsum bedeutet weniger Kosten."  ... und für Entsorgung, Aufräumen und Spülen ist auch jeder selbst verantwortlich, denn welches Pfarrbüro hat schon eine Spülmaschine?

Das ABC im Pfarrbüro
Anregungen für Gespräch und Austausch über die Mit- und Zusammenarbeit in einem Pfarrbüro sind im Bistum Stuttgart-Rottenburg zusammengetragen worden. Hier haben wir Sie zur Diskussion und Weiterentwicklung zusammengestellt als das
ABC des Miteinanders...

Was ist BoniNet?
Seit einigen Jahren machen wir gute Erfahrung mit der Anwendung BoniNet auf der Basis von Lotus Notes. Dahinter verbirgt sich ein dokumenten-orientiertes, verteiltes Datenbank-system mit sehr enger E-Mail-Anbindung, das Kalenderfunktion, Aufgabenverwaltung, Newsletter, Gemeindehandbücher und viele andere nützliche Dinge kann.
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