"Ich möchte Sie auf das Handbuch des Bistums Fulda hinweisen. Hier finden Sie für viele Fragen eine adäquate Antwort. Eine andere Informationsquelle ist das "Kirchliche Amtsblatt". Was im Amtsblatt verkündet wird, kommt auch ins Handbuch. Auch in den sogenannten Katechismusfragen sollten sich Sekretärinnen gut auskennen. Hilfen sind: "Katechismus der Katholischen Kirche" oder "Glaube trägt" von Willi Hoffsümmer."
Selbstverständlich sei, sich mit dem Pfarrer über anstehende Fragen zu unterhalten."

So Sie hier Erfahrungen haben und mitmachen wollen - seien Sie willkommen, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Kirche, die hier mit uns zusammen eine Informationsplattform entwickeln hat ein Ziel: Sie soll uns allen die Arbeit erleichtern. Bereichern Sie unser Forum im Internet.

... mit Menschen freundlich umgehen

Empfehlenswert sind die Sonderkurse im Werdenfelser Seminar für für Sekretärinnen und Sekretär in kirchlichen Büros. In Zusammenarbeit mit einer Berliner Schauspielerin und Dozentin soll die Fähigkeit ausgebaut werden, mit Menschen freundlich und klar umzugehen.
In der Kursauschreibung wird erläutert: "Mit Menschen, die an die Haustüre oder ins Büro kommen, die anrufen. Gleichzeitig geht es um gelingende Kommunikation im Team. Die Dienstordnung der Bay. Diözesen nennt als typische Aufgaben u.a.: Kontaktaufnahme und Erstkontakt bei seelsorglichen Anliegen, Vermittlung von Besuchern und Hilfesuchenden Erteilen von Auskünften Telefondienst...
Will eine Gemeinde gastfreundlich sein, kommt es entscheidend auf die positive Gestaltung dieser Kontakte an.
Zu den Dienstpflichten von für SekretärInnen in kirchlichen Büros zählt ferner: "Die Pfarrsekretärin trägt mit den anderen Mitarbeitern zu einer guten Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern und mit den ehrenamtlich Tätigen der Pfarrei bei.
" Einem harmonischen Miteinander ist auf Dauer nicht gedient, wenn "des lieben Friedens wegen" berechtigte Anliegen "hinter dem Berg" gehalten werden.

Wir arbeiten z.B. zu den folgenden Themen:
- Wie kann ich freundlich sein - ohne zu lügen?
- Wie kann ich ein Gespräch beenden, ohne zu verletzen?
- Wie verhalte ich mich, wenn Besucher über andere (Pfarrer, past. MA oder Gemeindemitglieder) schimpfen?
- Wie verhalte ich mich trauernden Angehörigen gegenüber?
- Wie präsentiere ich mich und unsere Gemeinde in der Öffentlichkeit?
- Für ein gutes Teamverhalten braucht es weiter Schlüsselqualifikationen wie "offene Kommunikation" und "Konfliktfähigkeit".
- Diese Fähigkeiten werden theoretisch bearbeitet und v.a. praktisch eingeübt.
(Nächster Kurs: Januar 2008)
 

Wichtiger Dienst in der Gemeinde

Das katholische Bistum Fulda kennt knappe Richtlinien für die Aufgabe der Pfarrsekretärinnen.
Dazu wird ausgeführt, dass Pfarrsekretärinnen in der Gemeinde einen wichtigen Dienst erfüllen (Handbuch Bistum Fulda - 7.28): "Sie ist eine wesentliche Hilfe bei Verwaltungsaufgaben und entlastet hauptberufliche wie ehrenamtliche Mitarbeiter."

Zu den Aufgaben, die auch pastorale Bedeutung haben, wird gezählt:

• "Ansprechpartner für viele Ratsuchende in der Gemeinde"
• Vermittlerin zur Seelsorge
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten
• Telefondienst
• Empfang u. Vermittlung von Besuchern
• Erteilung von Auskünften
• Schreibarbeiten
• Führen der Pfarrbücher, Akten, Karteien, Registratur, Statistiken
• Kirchliches Meldewesen
• Führen der Kasse
• Vorbereitung u. Ausfertigung von Bescheinigungen
• Mitarbeit bei Pfarrbrief, Schaukasten und Schriftenstand
• Organisatorische Aufgaben für Gemeindeveranstaltungen und für seelsorgliche Dienste

Themen und Projekte

Gut funktionierende Pfarrbüros mit guten Mitarbeitern sind für das Funktionieren von Teamlösungen in den neuen Seelsorgsstrukturen der Katholischen Kirche deutschlandweit äußerst wichtig. In den Pfarrbüros muss nicht nur die Verwaltung abgewickelt werden, vielmehr ist die Pfarrsekretärin Bindeglied zum Seelsorger. Darüber ist vor vielen Jahren schon im Erzbistum Köln bearbeitet worden. Seit etwa 1996 entwickeln sich Berufsverbände in einigen wenigen Diözesen.

Neben aller Betonung der Professionalisierung der Verwaltung hat ein Pfarrsekretariat eine große pastorale Bedeutung. Die Bediensteten im Pfarrbüro sind wichtig als Bindeglieder zwischen den Seelsorgern und den Gemeindemitgliedern.

Berufliche Mitarbeiter/innen im Pfarrbüro, aber auch Küster und Organisten sind häufig erste Anlaufstelle für Menschen und deren unterschiedlichste Anliegen und Nöte. Deshalb ist ein qualifiziertes psychologisches Grundlagenwissen, eine geregelte Weiterbildung und eine ständige Begleitung dieser Mitarbeiter notwendig.