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für das Pfarrsekretariat
Pfarrer Stefan Krönung
Tel.: 0700-0100-6565
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Diese Seite darf nicht eher ins Netz, bis ich selbst den Beweis angetreten habe.... Ordnung hilft. Nach 11 Jahren Pfarrer in Oberhessen steht das Aufräumen an und die Ordnung will wieder hergestellt werden. Ratgeber gibt es viele und alle beginnen mit dem Tipp zur Radikalkur:

Wer dem Chaos im Pfarrbüro Einhalt gebieten will, der muss alles runterschaffen vom Schreibtisch, bis auf die notwendigen Arbeitsgeräte. Erlaubt sind nur PC, Telefon, Stifte, Locher und Hefter.
"Und dann kann ein Strukturierungsprozess beginnen, der innerhalb kürzester Zeit wahre Wunder bewirkt", schreibt on Beate Griese in Ihren Erfahrungsberichten (vom 28. Juni 2007):

"Nie wieder suchen müssen, sondern alles ruckzuck zur Hand, eine Archivierung, in der sich jeder zurechtfindet. Und vor allem: Ein Arbeiten, bei dem man wieder mehr Freude hat. Denn morgens an einen leeren Schreibtisch zu kommen macht eindeutig mehr Freude, als das Chaos des Vortages vorzufinden. Doch bevor es so weit ist, bedarf es noch einiger Vorarbeiten. Zunächst muss eine durchdachte Ablage installiert werden. Bewährt hat sich hierfür ein System aus zwei mal drei Ablagefächern übereinander für

• Eingang,
• Ausgang,
• Papier,
• Nachschlagen,
• Lesen
• und Zwischenablage.

Papier bedeutet, dass dort ein kleiner Stapel unbeschriebener DIN-A4-Blätter bereitliegt, der jederzeit genutzt werden kann, falls etwas notiert werden soll. Im Fach Nachschlagen wird ein Schnellhefter abgelegt, in dem sich immer wieder benötigte Informationen wie Telefonlisten usw. befinden. In das Ablagefach für Lesen wandern zum Beispiel Zeitschriften. Es empfiehlt sich, dieses Fach innerhalb des Dreiertürmchens in die Mitte oder nach unten zu setzen. Denn auf diese simple Art und Weise ist der Platz nach oben begrenzt und es können keine wuchernden Zeitschriftenstapel entstehen.

Neben dem Installieren der sechs Ablagefächer hat sich auch die Arbeit mit einer Monats- und einer Jahresmappe vielfach bewährt. In die Monatsmappe mit Fächern für die Tage 1 bis 31 wandern die Unterlagen, die an dem dafür vorgesehenen Tag bearbeitet werden sollen. In die Jahresmappe mit Fächern für die Monate 1 bis 12 werden Unterlagen abgelegt, die nicht im aktuellen Monat bearbeitet werden müssen, sondern vielleicht erst im übernächsten. So wird in das geordnete Büro auch gleich ein einfach strukturiertes Zeitmanagement integriert, was dabei hilft, Terminangelegenheiten pünktlich zu erledigen.

Tipps für Ablagesysteme im Pfarrbüro:
http://www.netzwerk-at-pfarrbuero.de/phpBB2/viewtopic.php?t=98

Nachdem auf dem Schreibtisch nur noch das für die Büroarbeit wirklich Notwendige bereitsteht, beginnt der Teil der Chaosbeseitigung, der den meisten Menschen die größten Schwierigkeiten bereitet: Das Sichten, Sortieren und vor allem Entmüllen der Unterlagen, die sich angesammelt haben. Denn jetzt ist es an der Zeit, alles zu entsorgen, was nicht wirklich gebraucht wird. Und das ist in aller Regel eine ganze Menge. Der Prozess des Sichtens und Entsorgens setzt sich danach bei den Unterlagen fort, die in Ordnern archiviert werden. Denn alle Ordner sollten neu angelegt werden. Und zwar nach einem einheitlichen System. Sinnvoll ist es, Ordner in mehreren verschiedenen Farben anzulegen. Sie signalisieren jeweils einen spezifischen Oberbegriff wie zum Beispiel Vertrieb oder Verwaltung. Alle Ordner werden nach der gleichen Systematik beschriftet. Und innerhalb der Ordner gibt es mithilfe von Register- und Trennblättern eine klare Untergliederung nach Themen. Auch sämtliche vorhandenen Stehsammler und Hängeregister werden durchforstet, entmüllt, neu sortiert und sauber beschriftet. Gleiches gilt selbstverständlich auch für die Archivierung im PC. Auch dort sollte die neue Bürostruktur umgesetzt werden. Ich weiß, dass dieser gesamte Prozess für die, die ihn bewerkstelligen, ein durchaus schwieriger ist. Doch die Mühen lohnen sich. Denn bereits nach rund einem Tag, so lange dauert es im Durchschnitt, bis ein Büroarbeitsplatz neu strukturiert ist, lassen sich die Früchte ernten: Der Tag beginnt an einem aufgeräumten Schreibtisch. Sämtliche Unterlagen sind wohl sortiert, sodass alles Benötigte schnell zur Hand ist. Die anfallende Arbeit kann produktiver und effektiver erledigt werden – schließlich können nun rund 20 Prozent der Arbeitszeit, so die Erfahrung, sinnvoller genutzt werden, als sie mit lästigem und zeitraubendem Suchen zu vertun. Was sich in Zeiten eines sich immer mehr verschärfenden Wettbewerbs selbstverständlich auch auf der Kostenseite höchst positiv niederschlägt."

Weitere lesenswerte Artikel..

Unter dem Titel "Office Management" bringt Stephan Teuber ein 4-Stufen-Programm zur Organisation im Sekretariat unter dem Stichwort "Büroeffizienz-Prozess":

• http://www.jobblogger.de/archives/516-Office-Management.html

So Sie hier Erfahrungen haben und mitmachen wollen - seien Sie willkommen, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Kirche, die hier mit uns zusammen eine Informationsplattform entwickeln hat ein Ziel: Sie soll uns allen die Arbeit erleichtern. Bereichern Sie unser Forum im Internet.

Wichtiger Dienst in der Gemeinde

Das katholische Bistum Fulda kennt knappe Richtlinien für die Aufgabe der Pfarrsekretärinnen.
Dazu wird ausgeführt, dass Pfarrsekretärinnen in der Gemeinde einen wichtigen Dienst erfüllen (Handbuch Bistum Fulda - 7.28): "Sie ist eine wesentliche Hilfe bei Verwaltungsaufgaben und entlastet hauptberufliche wie ehrenamtliche Mitarbeiter."

Zu den Aufgaben, die auch pastorale Bedeutung haben, wird gezählt:

• "Ansprechpartner für viele Ratsuchende in der Gemeinde"
• Vermittlerin zur Seelsorge
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten
• Telefondienst
• Empfang u. Vermittlung von Besuchern
• Erteilung von Auskünften
• Schreibarbeiten
• Führen der Pfarrbücher, Akten, Karteien, Registratur, Statistiken
• Kirchliches Meldewesen
• Führen der Kasse
• Vorbereitung u. Ausfertigung von Bescheinigungen
• Mitarbeit bei Pfarrbrief, Schaukasten und Schriftenstand
• Organisatorische Aufgaben für Gemeindeveranstaltungen und für seelsorgliche Dienste